Agrar-Markt Deppe 是德国中部一家领先的农业机械经销商，其文档管理面临挑战。该公司每月处理 1,800 张应付发票和 3,000 张应收发票，工作非常繁琐且耗时。这些文档存放在不同地点，导致需要在办公室之间反复检索、复印和发送。该公司需要一种解决方案来保证归档不被篡改，并在所有地点标准化其工作流程。

组织联盟是一家提供多种服务的社区社会健康机构，近 10 年来一直在使用 DocuWare 本地解决方案，但只使用了基本功能。IT 总监 Michael Serrano 希望审查并进一步利用 DocuWare 解决方案。结果，他了解到迁移到 DocuWare Cloud 可以获得更多功能。他向部门主管和员工讲解了云的工作原理。挑战在于打破“如果软件不在本地，它就不安全”的误解。当他解释了信息是如何加密和传输的之后，每个人都纷纷加入进来。向云解决方案的迁移于 2020 年 4 月初开始，当时工作人员正因 COVID-19 而适应在家办公。

怀俄明州的 Peterbilt 是一家重型卡车和拖车经销商，该公司在手动处理与卡车销售、维修、服务订单和保修相关的数千份文档方面遇到了困难。该公司为来自五个地点的 5,000 名客户提供服务，经常在不同地点之间邮寄和通过联邦快递发送文档，导致邮资高昂。手动流程还导致检索重复订单的卡车规格时出现延迟，因为销售人员必须等待两到三天才能找到原始纸质文档，然后再通过联邦快递发送。该公司在高效传播信息（如客户发票和召回通知）方面也面临挑战。

温德姆镇的镇书记官办公室拥有 300 名员工，负责存储和维护该镇各部门的所有记录。这包括处理和存储该镇 16,000 名居民的文件，例如机动车和船只登记、狩猎和捕鱼许可证、人口普查维护以及结婚、出生和死亡证明。该办公室还保存选举和选民记录、董事会会议记录和历史文件，严格遵守该州关于妥善保留记录的规定。这些记录以实物形式存储在保险库室内堆放在金属架子上的贴有标签的纸板箱中。工作人员手动归档和搜索记录，每月花 7 到 10 天时间整理文件。

AquaPhoenix Scientific 是一家领先的检测试剂和试剂制造商，其大部分业务都是通过定制订单产生的。每个检测试剂都有不同的标签规格和质量控制文档。该公司转向电子文档管理，以改善客户服务并轻松访问与任何订单相关的文档。他们每天发送数百份订单，并为每个订单存储 3 到 50 页的文档。挑战在于简化订单接收、生产、质量控制和开票流程，同时保持严格的质量控制流程。

在引入 DocuWare 之前，Mayfair Insurance 背负着堆积如山的纸质文件。每个保单持有人都有一个文件夹，其中包含保单、客户文件、保险对象和福利记录以及与索赔结算相关的大量文件（如评估员报告）。多年来，积累了数千份文件。安全问题也是他们进行数字化转型的一个重要考虑因素。该公司认识到，在发生水灾或火灾等紧急情况时，纸质文件的访问受限存在风险。因此，管理层决定立即引入数字文档管理系统 (DMS)。

Almoayyed 国际集团是巴林一家领先的家族企业集团，其文档管理系统面临挑战。该公司拥有 30 多个业务部门和 1,700 名员工，结构复杂，每个业务部门都有自己的纸质归档系统。这导致文档存储冗余，外发发票经常打印多次。搜索文档也成为一项繁琐的任务，因为员工必须在具有不同归档方法的其他组织的远程档案中进行搜索。该公司需要一个数字文档管理系统 (DMS) 来简化其运营。

10 Fitness 是一家拥有 13 家分店的小型健康健身馆，它迫切需要简化客户沟通。该公司拥有超过 57,000 名会员，收到大量关于会员资格修改和个人更新的请求。随着公司的发展，为客户提供更高效的文档处理流程的需求也在增长。该公司最初安装 DocuWare 是为了处理人力资源部的内部员工文档。在成功数字化超过 1,500 份扫描文档后，该公司开始寻找其他可以利用 DocuWare 进行创新的领域。下一个目标是会员沟通。以前，当客户需要更改会员资格时，他们必须亲自到健身房提出请求。这个过程繁琐、低效且难以追踪。

Contract Vehicles Limited (CVL) 是英国一家领先的车队管理服务提供商，由于业务增长，该公司收到的应付发票和运营文件数量大幅增加。几年内，文书工作量增加了两倍，达到约 100,000 份，即使增加了员工，该公司也难以管理这些文件。该公司意识到，文档管理系统对于维持其性能和质量标准至关重要。该系统需要合并各种文档类型和格式，实现快速搜索和处理，允许基于权限的互联网访问，并以高安全性满足所有法律要求。

CCP GmbH 是一家专门从事员工租赁、人员安置和咨询的德国公司，其纸质文档管理系统面临挑战。该公司必须处理大量纸质文件，包括临时就业机构的活动报告和账目，这些文件被不一致地归档并存储在文件和柜子中。由于法定保留期限为十年，因此必须租用额外的储藏室。该公司打算为所有分支机构建立一个共同的会计中心，这需要过渡到数字文档管理系统。目标是消除分支机构通过邮寄发送文件的需要，而是在现场扫描它们并将其归档到中央文档池中。

Klemens Ott 是一家成立于 1960 年的屋顶公司，其现有的文档管理流程面临挑战。该公司的文档需求大幅增加，而他们用于数字化文档的软件已达到极限。他们需要一个创新的文档管理系统 (DMS)，该系统不仅要通过其高功能性和可扩展性保证未来的安全性，还要得到管理层和施工现场屋顶工的高度认可。该公司正在寻找一种可以轻松集成到其现有 IT 基础设施中并提供高度适应性的解决方案。

Jura 是一家专门生产高品质全自动咖啡机的瑞士公司，在英国拥有超过 38,000 名客户。该公司每年在英国支持大约 5,000 台机器，生成大量文档。每周，大约有 600 份服务文档（通常长达数页）被归档。英国办事处的 40 名员工需要在日常工作中定期访问这些文档。然而，在部署 DocuWare 之前，文档分散在公司的各个地方，一部分在纸质文件夹中，一部分在服务器上的电子文件夹结构中。这导致查找重要文档变得困难，有时有些文档根本找不到，促使公司寻求解决方案。

Johanniter Emergency Relief 是德国一家大型慈善组织，需要一种安全高效的方式来存储德国各地 20,000 多名全职员工和 36,000 名志愿者的人力资源文件。该组织还需要以防篡改和数字格式存储所有发票文件。挑战在于提供敏感文件的集中归档以及简单但受保护的访问。该组织还希望加快发票审批流程，由于组织办事处的地理分布，该流程进展缓慢。

Konrad GmbH 是一家在大慕尼黑运营的汽车专卖店，它面临着满足严格的法律要求的挑战，这些要求包括保留期限和不可更改的商业文件。该公司处于一个高度创新的行业，需要随时准备应对每天的新趋势和挑战。这不仅适用于为客户提供的备件和服务，也适用于公司的组织和管理。投资文档管理系统 (DMS) 的主要目的是确保公司能够满足这些法律要求。

Leverdy 是德国五大报纸和杂志批发商之一，需要处理大量文件。该公司每天需要处理多达 30 万份、总共 5,600 种杂志的配送，因此需要大量的配送单 — 基本上每年有 1000 万页纸。此外，每周还要通过邮寄、电子邮件或传真向杂志经销商发送约 4,600 张零售发票、约 1,000 页后续配送单以及 4,000 至 5,000 页的连锁店集体发票（这些连锁店有多家分店）。周日的配送（公司单独处理）以及运输发票和未售出杂志的退货产生了更多需要存储的文件。总的来说，Leverdy 每年要分发约 1500 万份文件，其中大部分文件由 Phoenix 商品管理系统生成。批发商必须将所有文件保留十年以备税务之用，其客户服务部门也需要反复访问各种文件。

AVANCE 是一家非营利组织，运营着约 30 家幼儿教育机构，其采购和资金跟踪流程面临挑战。该组织依赖纸质采购订单，这使得审批和采购流程缓慢而繁琐。纸质系统还难以实时跟踪和匹配正在进行的采购订单与相应的补助金。这是一个重大问题，因为 AVANCE 依赖各种启蒙补助金来购买儿童保育用品和其他必需品。缺乏实时数据意味着该组织无法准确、及时地了解补助金中剩余的可用资金。

B&M Retail 是英国一家快速扩张的零售连锁店，但其人力资源流程过时且效率低下，难以应对。公司的发展速度超过了其管理人力资源任务的能力，尤其是在新员工入职方面。以前，新员工必须在每个分店填写并签署各种纸质文件，然后将其发送到总部，再手动将数据输入人事和会计系统。这个过程非常耗时，而且会推迟新员工的入职日期。人力资源团队也在寻求一种符合最新法律法规并动态处理审批流程的解决方案。

BAE Management 是一家总部位于德国的房地产开发和建筑公司，成立于 2017 年，其目标是最大限度地减少纸张使用并简化文档管理。他们寻求一种解决方案，使他们能够以结构化且易于访问的方式存储从发票到合同的所有类型的文档。该公司还希望避免备份自己数据的麻烦，因此倾向于使用基于云的解决方案。挑战在于找到一个可以轻松集成到其运营中的系统，提供自动索引以便快速归档，并支持各种工作流程以提高管理效率。

Buffalo Rock 是一家家族企业，成立于 1901 年，生产和装瓶各种软饮料，销往三个州的约 19,000 名客户。该公司拥有 14 个部门和 2,150 多名员工，还从 5,000 家供应商处采购产品。这项庞大的业务需要大量的文档处理和记录保存，这促使 Buffalo Rock 早在 1999 年就开始数字化。然而，文档影像和应付账款部门的某些关键任务仍然是手动的。该公司过去常常打印所有电子邮件，然后扫描它们以将其输入到他们以前的系统中。应付账款部门必须重新输入文档影像部门已经输入的所有内容。随着文档量的增加，手动处理也随之增加，影响生产力并造成延误。

BMK 集团是一家领先的表面涂层和浸渍材料制造商，其会计系统面临挑战。该公司的簿记工作最初外包给一家外部税务咨询公司。然而，在收购了一家拥有自己会计部门的公司后，他们开始为整个集团做会计工作。这个全球运营的部门经常在处理应付帐单时遇到困难，因为这些发票来自不同地点，最终以不同的方式到达会计部门。有些是扫描后通过电子邮件发送的，有些是员工在出差时随身携带的，还有很多是通过邮件发送的。因此，文件经常丢失或迟到，因此他们很少能享受提前付款折扣。

Pharmigon 是一家专门生产针对特定患者且高度专业化的肿瘤靶向治疗制剂的制造商，其运营场所是最先进的洁净室实验室。该公司必须遵守良好生产规范 (GMP)，因此必须对文档进行细致的处理和归档。所有文档（包括工作说明、表格和计划）都必须进行版本控制并遵循定义的生命周期。此外，还必须创建记录并在指定期限内存档，并防止篡改或操纵。该公司多年来一直依赖数字文档管理，但需要一种能够与其现有药房管理系统无缝集成的解决方案。

Airnautic 是一家在巴塞尔、日内瓦和苏黎世机场运营的公司，在巴塞尔还有一家办事处负责行政和会计工作，该公司在处理订单和发票时产生的文件数量不断增加，这令他们苦不堪言。该公司希望减少对纸张的依赖，提高流程效率。他们面临的挑战是为大量文件建立一个电子文件柜，其中包括运输单据、装货清单、海关出口申报单以及所有进出发票。该公司过去甚至不得不租用额外的办公空间来存储这些大量文件。

EMOD Motors 是一家领先的电动机制造商，其文档管理面临挑战。该公司每天必须处理一千多份新文档，导致堆积如山的纸张。必须从 ERP 系统打印出文档，然后在各个部门之间传输。当规格发生变化时，通常需要很长时间才能找到相关文档。如果文档归档不正确，则很难追踪。该公司希望引入文档管理系统 (DMS) 来减少归档和搜索时间，提高流程透明度，并确保所有部门都能快速访问信息。

Stanglmeier 是一家总部位于德国的旅游公司，其管理部门正忙于处理大量文书工作。每天收到多达 200 张应付帐单，发票核实所需的时间和精力非常巨大。供应商通过电子邮件发送的发票必须先打印出来，然后（像邮寄的发票一样）由各个地点的员工检查，然后才能发送到 Mainburg 总部，然后由管理层批准，然后由会计部门发布、付款和归档。当其众多地点之一需要特定发票时，搜索过程同样耗时。

人力资源服务提供商 WSM Personal 的明确目标是精益和数字化管理流程。该公司从国外招聘员工，应聘者希望在前往各自国家之前拿到一份签署的雇佣合同。这需要数字签名流程。最初，WSM Personal 在自己开发的文件系统中以数字方式管理所有文档。然而，从任何地方快速访问文档的需求促使该公司寻找更强大的基于云的文档管理系统。

Advantage Credit, Inc. (ACI) 的工作流程繁重，无法灵活地进行远程工作，因此面临着较高的员工流动率。随着员工队伍的成熟，公司总裁 Don Unger 意识到提供远程工作有助于留住高技能员工。然而，由于每位员工都需要访问大量的纸质文件和记录，因此从纸质文件到数字文件的过渡是一个挑战。该公司需要一个安全的文档管理解决方案，可以将纸质文档数字化，安全地归档，并随时随地提供快速检索、协作、编辑和其他操作。

比利时物流公司 ILB Group 每月要管理 1,000 多张供应商发票，这令该公司苦不堪言。该公司收到的文件格式各异，包括纸质文件、通过供应商门户下载的 PDF 文件以及电子邮件。所有无法实际获取的文件都会打印出来，与内部订单数据进行核对，最后才能获得批准。这一流程经常导致打印过程出现重叠，导致人们混淆哪些发票已经存在于纸质文件中。这导致了大量重复和重复处理。一些发票被忽略或丢失，导致供应商不愉快地询问或催款。该公司的总经理决定是时候开始寻找数字文档处理解决方案了。独立于 ERP 的解决方案至关重要，因为他们各自的国家公司使用不同的 IT 系统。

奥克菲尔德镇成立于 1842 年，当时采用手动方式归档和检索官方文件和记录。这种方法需要额外的物理空间，增加一个记录保留室的报价为 30 万美元。记录保存人员依靠高级理事会成员来指导他们确定某些文件可以在哪一天/月份/年份提交。这种基于人类记忆的系统既繁琐又过时，需要用现代数字系统来取代。

在引入文档管理系统 (DMS) 之前，Rotonda Group 严重依赖纸质流程和手工工作。该公司每年收到超过 120,000 张送货单，所有这些单据都由快递员每月收集并发送到总部一次。这导致了大量额外工作，并且经常导致发票审批和存储延迟和不一致。行政人员必须同时处理大量文件，这既低效又耗时。作为数字化转型的一部分，Rotonda 决定实施 DMS 来简化这些流程。

Ahembo 是一家位于加那利群岛的饮料公司，该公司每年收到超过 30 万张发票，管理起来非常吃力。该公司收到的发票格式各异，地点也各不相同，导致处理过程严重延误。纸质文件经常丢失，电子发票被忽略，一些文件重复，导致过账和付款不一致。该公司决定实施电子解决方案，以简化流程并提高效率。