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DocuWare > 实例探究 > AVANCE 将采购订单和资金跟踪数字化
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AVANCE Digitizes Purchase Orders and Funds Tracking

技术
  • 基础设施即服务 (IaaS) - 云计算
适用行业
  • 教育
适用功能
  • 人力资源
用例
  • 库存管理
  • 供应链可见性(SCV)
服务
  • 云规划/设计/实施服务
挑战
AVANCE 是一家非营利组织,运营着约 30 家幼儿教育机构,其采购和资金跟踪流程面临挑战。该组织依赖纸质采购订单,这使得审批和采购流程缓慢而繁琐。纸质系统还难以实时跟踪和匹配正在进行的采购订单与相应的补助金。这是一个重大问题,因为 AVANCE 依赖各种启蒙补助金来购买儿童保育用品和其他必需品。缺乏实时数据意味着该组织无法准确、及时地了解补助金中剩余的可用资金。
关于客户
AVANCE 是一家非盈利组织,在圣安东尼奥及周边地区运营着约 30 家面向 5 岁以下儿童的早期儿童教育机构。该组织帮助父母学习婴儿护理和其他育儿技能、获得高中文凭、参加专业培训或获得就业机会。作为一家非盈利组织,AVANCE 依靠各种启蒙补助金来购买儿童保育用品和其他必需品。该组织的运营会产生许多采购订单,这些订单以前是通过纸质系统进行管理的。
解决方案
AVANCE 决定通过实施 DocuWare 来数字化其采购和资金跟踪流程。此举加快了采购审批速度,减少了手动数据输入,从而节省了时间。请求者现在可以通过网络链接填写电子采购订单表格,并立即提交。实施 DocuWare 还使 AVANCE 能够自动跟踪和匹配正在进行的采购订单与相应的赠款。使用脚本来统计未结采购并生成报告,提供有关赠款剩余可用余额的实时数据。该报告还显示哪些供应商已付款,哪些供应商仍在等待付款。
运营影响
  • Digitizing the purchasing process sped up approvals and reduced manual data input, saving time.
  • Automation provided real-time data on outstanding purchases and the remaining balance of the grants.
  • The digital system allowed for better tracking of which vendors had been paid and which were still pending.

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