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DocuWare > 实例探究 > 戴维斯县公立学校利用 DocuWare Cloud 简化运营
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Daviess County Public Schools Streamlines Operations with DocuWare Cloud

技术
  • 基础设施即服务 (IaaS) - 云计算
适用行业
  • 教育
适用功能
  • 商业运营
  • 人力资源
用例
  • 监管合规监控
  • 远程协作
服务
  • 云规划/设计/实施服务
  • 系统集成
挑战
位于肯塔基州欧文斯伯勒的戴维斯县公立学校 (DCPS) 面临着通过纸质表格收集和与家长交换信息的传统方法的挑战。这个过程既耗时又低效,而且让家长和工作人员都感到沮丧。有多个孩子的家长必须在多份表格上填写相同的信息,这很不方便。此外,学校必须在纸上跟踪文档保留时间表,这是一项艰巨的任务,因为不同类型的文档会按照不同的时间表被清除。例如,出勤数据必须保留 20 年,而学校护士获得的健康信息只需保留 5 年。
关于客户
戴维斯县公立学校 (DCPS) 是位于肯塔基州欧文斯伯勒的一个学区。该学区共有 18 所学校,为大约 11,700 名学前班至 12 年级的学生提供服务。除了学校之外,该学区还设有两个行政办公室,雇用约 2,000 名员工。该学区致力于为学生提供高质量的教育,并不断寻求改善其运营和服务的方法。
解决方案
为了应对这些挑战,DCPS 实施了 DocuWare Cloud 解决方案。学校可以通过电子邮件向家长发送一个网页表单链接,家长可以在家用电脑上填写这些表单。这些表单使用条件逻辑来确保家长只收到与孩子参与的活动相关的表单。当数字表单提交到学区办公室时,系统会自动使用安全的数字技术对其进行索引和存储。DocuWare 工作流程还自动执行了肯塔基州图书馆和档案馆制定的保留时间表,使合规性更加容易和透明。在 COVID-19 危机期间,DocuWare 促进了设备分配,使教师能够将笔记本电脑和其他设备带回家进行在线学习。
运营影响
  • The implementation of DocuWare Cloud has made the process of collecting and exchanging information with parents faster, easier, and more user-friendly.
  • The response rate from parents has improved due to the convenience of digital forms.
  • The school has been able to achieve its goal of becoming a 'paper-lite' district.

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