Digital Transformation in Facility Management: All Service Group Case Study

技术

基础设施即服务 (IaaS) - 云计算

服务

云规划/设计/实施服务

挑战

设施管理全服务集团是一家提供设施管理领域综合服务的公司，其开票流程效率低下，令其苦不堪言。每个月，分公司都会收集大约 800 份由客户签名的服务工作单，并将其发送到巴特洪堡的财务会计部门。然后，他们会在 Sage ERP 系统中创建并打印发票。工作单会进行分类，然后手动装入信封并寄出。邮寄过程中会浪费大量时间和文件。一项服务可能需要长达 30 天的时间才能开具发票。同时，纸张数量也非常庞大，每月需要填满 30 个活页夹。

关于客户

All Service Group for Facility Management 是一家提供设施管理领域综合服务的公司。该公司负责为遍布德国的 All Service Group 处理财务和会计等行政任务。为了能够快速、高效且经济地开展工作，该公司有针对性地使用了文档管理等数字技术。该公司正在寻找一种解决方案来自动化工作流程，以便更快地处理发票并更好地了解其流程的流程。

解决方案

该公司引入了带有中央档案的文档管理系统 (DMS)，以实现工作流程的自动化。签署的工作单在分支机构中被打上条形码，扫描后存储在数字文档池中，并添加附加信息，然后转发开具发票。然后，文档会出现在巴特洪堡处理部门的任务列表中，并可在集成的 Sage ERP 系统中为相应的会计月份开具发票。每份文档都包含所有重要信息，文本也可以从工作说明复制到发票中以进行进一步说明。发票一经发出，就会集中归档。每天一次，发票和相应的工作单会以 PDF 文件的形式下载，并通过电子邮件发送给外部服务提供商，然后外部服务提供商通过邮寄或电子邮件将其发送给客户。

运营影响

The company benefits greatly from the time saved during the entire invoicing process. Instead of spending hours collecting, stuffing, mailing, unpacking and sorting hundreds of documents, employees can now use their working time for more meaningful tasks.
The central document pool and easy document access also brings many advantages. The convenient full-text search function, for example, means that a desired document can be found in seconds when a customer has a question.
Employees can thus email a missing invoice to the customer again with just a few mouse clicks.

数量效益

Reduced time for invoicing process from up to 30 days to a few minutes.
Reduced paper usage with the introduction of a digital document pool.

Digital Transformation in Facility Management: All Service Group Case Study

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