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DocuWare > 实例探究 > DocuWare 助力 Bremer Martinsclub 实现数字化转型
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Digital Transformation of Bremer Martinsclub with DocuWare

技术
  • 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
适用行业
  • 医疗保健和医院
适用功能
  • 商业运营
服务
  • 系统集成
挑战
Bremer Martinsclub 是一家为残障人士提供全面服务的协会,由于发展迅速,该协会面临着诸多挑战。该组织正在处理越来越多的纸质文件,处理时间也越来越长。此外,为了使其支持结构更加方便残障人士,该组织还建立了多个分散的分支机构,这也增加了复杂性。该组织需要一个解决方案来数字化其业务流程、管理日益增长的纸质文件,并提供从任何位置的访问。他们正在寻找一个功能强大且可扩展的灵活文档管理系统,该系统可以无缝集成到他们现有的软件应用程序中,例如 Microsoft Access、Outlook 和 Sage 的会计解决方案。
关于客户
Bremer Martinsclub 是一家德国协会,旨在帮助残障人士塑造自己的生活。该协会提供全面的服务 - 从住宿护理到学校援助、青年福利、综合家庭护理服务、教育和休闲设施、会议室租赁和两个综合厨房。该组织经历了快速发展,并建立了多个分散的分支机构,以使其支持结构更加适合残障人士。该协会拥有近 900 名员工。
解决方案
该组织实施了 DocuWare,这是一种文档管理系统,不仅满足了其功能要求,还提供了直观的用户界面。他们为总部购买了两台高质量的文档扫描仪,并在地区办事处使用了现有的多功能设备。在 DocuWare 专家的支持下,项目团队分析了中央会计流程,并将其以数字工作流程的形式进行规划。还为内部开发的 Access 应用程序编写了一个界面,该应用程序被协会用作其主要业务应用程序。现在,纸质收款发票在总部或地区办事处进行数字化,然后销毁原始文件。自学智能索引服务会自动索引文档,然后将其传输到数字支付审批工作流程中。
运营影响
  • The digitization of the invoice process has led to greater transparency and efficiency, as the processing status of an invoice can be viewed at any time.
  • Errors due to incorrect filing, multiple copies, and time-consuming search tasks are now a thing of the past.
  • The solution has resulted in shorter processing times and a better ability to provide information on inquiries.
数量效益
  • The annual volume of invoices is estimated at around 2,500 incoming A/P and 3,000 outgoing A/R invoices.

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