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Hydratech Industries Enhances Productivity with DocuWare
技术
- 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
适用功能
- 产品研发
- 质量保证
- 销售与市场营销
服务
- 系统集成
挑战
Hydratech Industries 是一家专门从事高压解决方案的公司，其文档管理系统面临挑战。多年来，该公司积累了来自研发、质量保证和销售等各个部门的无数文档。这些文档以简单的文件夹结构存储在服务器上，包括生产文档、技术图纸、电子邮件和中英文合同。每个项目组都有自己的归档系统，导致文件夹结构和访问权限不同。这导致员工感到困惑，他们经常不知道在哪里可以找到重要文档，也不知道哪个版本是最新的。搜索时间很长是常有的事，当文档需要审批时，必须通过电子邮件来回发送大量数据。团队成员通常很晚才知道有新文档。
关于客户
Hydratech Industries 是一家专门从事高压解决方案的公司，其产品广泛应用于石油和天然气、国防、航空航天和能源等各种行业。该公司在东南亚各地开发、制造和实施工业系统。他们拥有一套专业的文档管理系统，可帮助各个部门保持秩序。多年来，该公司积累了来自研发、质量保证和销售等各个部门的无数文档。这些文档包括生产文档、技术图纸、电子邮件和中英文合同。
解决方案
Hydratech Industries 实施了专业文档管理系统 DocuWare，以应对其文档管理挑战。第一个要求是轻松地将数百 GB 的数据从旧文件夹结构传输到 DocuWare。由于它与 Windows 资源管理器无缝集成，只需通过拖放操作即可完成此任务。安装合作伙伴创建了 DocuWare 文件柜，其中的索引字段与原始文件夹层次结构相对应。然后，只需单击鼠标即可传输文件夹：DocuWare 会自动索引其中包含的文件，无需任何人工干预。今天，每天大约有十名员工使用该系统，DocuWare 权限系统控制所有访问配置文件。使用各种索引词，只需单击几下鼠标即可从存档中打开文档。集成的版本管理同样简单：例如，如果工程师修改了生产计划，则首先签出文档进行编辑。完成并签入后，DocuWare 会自动将新计划转发给项目经理审批。这意味着始终可以调用完整的历史记录；例如，确定哪位同事在什么时间进行了哪些更改。对于重要的版本更改，DocuWare 甚至会通过电子邮件通知整个项目团队。
运营影响
