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Investing in DocuWare

技术
  • 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
适用行业
  • 金融与保险
适用功能
  • 商业运营
用例
  • 监管合规监控
  • 远程资产管理
服务
  • 系统集成
挑战
BACS Banco de Credito y Securitizacion SA 是一家领先的金融解决方案提供商,为投资公司和资本市场提供服务,总部位于阿根廷布宜诺斯艾利斯,该公司一直苦于文档流程效率低下的问题。由于只有 20 名员工负责文档清点和归档每月通过 BACS 处理的 50,000 多份贷款文件,该公司不堪重负。现有的工作流程几乎完全是手动的,导致文件经常丢失或错误归档、报告错误和限制。该公司发现,随着文档在多个部门之间共享和移动,跟踪文档变得越来越困难。搜索特定文档和客户文件是一个耗时且低效的过程,经常让员工感到沮丧。BACS 需要一种解决方案来帮助他们满足不断发展的公司的需求,并使其更容易遵守 FACTA(公平准确信贷交易法案),该法案规定了银行文件的隐私政策并限制了共享消费者信息的方式。
关于客户
BACS Banco de Credito y Securitizacion SA 是一家领先的金融解决方案提供商,为投资公司和资本市场提供服务,总部位于阿根廷布宜诺斯艾利斯。该公司拥有大量贷款组合,包括质押、租赁、个人贷款和汽车贷款。他们拥有庞大的分销能力,由保险公司、共同基金、对冲基金和家族企业组成。BACS 是阿根廷票据市场的主要承销商之一,2010 年至 2014 年间管理的资产超过 2600 万美元。尽管取得了成功,但该公司仍面临文档流程效率低下的困境,只有 20 名员工负责文档盘点和归档每月通过 BACS 处理的 50,000 多份贷款文件。
解决方案
在对各种文档解决方案进行全面评估后,BACS 最终选择了 DocuWare,因为它能够通过自动化、透明的工作流程简化客户文件的管理和库存,从而提高记录保存的合规性。授权 DocuWare 合作伙伴 Ranko SA 与 BACS 合作制定了零中断计划,以实施 DocuWare 并创建数字工作流程,从而简化了迁移过程,使员工不会不堪重负。进行了一项研究来分析当前文档工作流程的复杂性,然后为每个流程建立了数字工作流程规则。通过将 DocuWare 与公司的内部系统链接,索引编制实现了自动化。现在他们的系统已链接,索引字段(例如文档 ID 号)可用作“匹配代码”来提取公司系统中已存在的相关数据记录,作为额外的索引术语,进一步增强了记录的安全性和准确性。然后扫描所有纸质文档(使用多功能设备)并将其索引到安全的数字数据库中,使数字存储的过渡无缝过渡。
运营影响
  • The electronic routing of documents between departments has made it easier for employees to find and share information.
  • As documents are scanned into the system, inventories are automatically updated to show the degree of completeness of each individual file.
  • Different levels of alerts are in place to send specific notifications depending on the importance and type of document that is missing from a file.
数量效益
  • Significantly reduced the number of lost documents
  • Significantly reduced the amount of time it takes to process documents and files

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