Justice for Documents

技术

应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
功能应用 - 企业资源规划系统 (ERP)

适用功能

商业运营
人力资源

服务

软件设计与工程服务
系统集成

挑战

宾夕法尼亚州最高法院纪律委员会是一个独立的道德组织，由于联邦拥有大量律师，该委员会在管理和准确存储大量信息方面遇到了困难。纪律委员会最大的部门纪律顾问办公室 (ODC) 每年调查 4,500 至 5,000 起针对律师的投诉，并在适当的情况下起诉，从而导致私人或公共纪律处分。委员会秘书办公室负责保存导致听证或纪律处分的任何案件的官方记录等。律师注册办公室负责收取律师注册费并保留每位律师年度注册表的副本。会计和人力资源办公室负责处理基本业务职能。在评估其业务实践后，委员会决定需要修改其部分流程，以提高效率，更好地管理其文件并为会计办公室和 ODC 创建易于审查和审计的审批流程。

关于客户

宾夕法尼亚州最高法院纪律委员会成立于 1972 年，旨在协助宾夕法尼亚州最高法院通过规范律师行为和惩戒不当行为来保护公众和维护法律行业的诚信。该委员会是一个独立的道德组织，其资金完全来自对在宾夕法尼亚州执业的每位律师征收的年度费用。该委员会在整个联邦的 6 个办事处雇用了 70 名员工。宾夕法尼亚州有大约 100,000 名律师，其中大约 65,000 名是执业律师。由于联邦的律师数量如此之多，纪律委员会必须准确地管理和存储大量信息。他们最大的部门是纪律顾问办公室 (ODC)，该办公室每年调查 4,500 至 5,000 起针对律师的投诉，并在适当的情况下起诉，从而导致私人或公共纪律处分。委员会秘书办公室负责保存导致听证或纪律处分的任何案件的官方记录等。律师注册办公室负责收取律师注册费，并保存每位律师的年度注册表格副本。会计和人力资源办公室负责处理基本业务职能。

解决方案

委员会决定扩大 DocuWare 的使用范围，将实时案件文件纳入其中，并将该解决方案与他们使用的其他关键软件集成。他们想要一个可以为他们提供版本控制并促进员工协作的解决方案。他们的授权 DocuWare 合作伙伴东芝商业解决方案访问了每个办公室，以了解他们的纸质流程，并向纪律委员会展示如何使用 DocuWare 改进和优化现有流程。当投诉被提交时，ODC 的流程就开始了。使用文档类型下拉列表和一键式技术扫描和索引硬拷贝文档，该技术允许用户指向并单击他们想要用作索引值的文本，从而避免拼写错误并减少索引时间。电子文档直接导入 DocuWare 并以类似的方式进行索引。在 ODC 内，电子审批工作流程已到位，允许同事同意或不同意与正在调查的案件有关的任何具体决定。如果同事同意该建议，则文档将自动发送给经理进行最终批准。跟踪这些批准对于维护组织的指令非常重要。

运营影响

Each of the four ODC offices normally handle the complaints in their own region but with DocuWare in place, staff from one office can be redeployed to work on complaints logged at a neighboring office, without having to physically drive there. This has allowed the ODC to balance its workload among its staff and easily cover employee absences.
When charges are brought against any attorney, the 13 unpaid Disciplinary Board Members act as the judges to determine if and how an attorney should be disciplined. The ODC acts as the Prosecutor and the attorney who wronged someone is known as the Respondent. Using the security and access features in DocuWare, the Secretary to the Board gives the ODC access to filed documents in the case, while other documents remain secure or unavailable. These features allow the Secretary to store all documents for a case in one location while still limiting access, simplifying a complex process.
For the Finance Director, having an audit trail in place is crucial. Storing and processing all accounting documents from a central repository has eliminated the unintentional role of information gatekeeper. The entire Disciplinary Board staff now has self-serve access to the information they need regarding invoices and payments, freeing up time and energy for other tasks.

数量效益

Invoice approval time has sped up now that invoices can quickly be approved even with busy travel schedules.
The Attorney Registration Office can now easily update and monitor the records of its roughly 100,000 attorneys. All funding for the Disciplinary Board comes from these fees so accurate records are essential.

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