Linstow Baltic Improves Efficiency with DocuWare

技术

应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成

适用功能

商业运营

服务

系统集成
培训

挑战

Linstow Baltic 是一家在塔林和里加运营的房地产公司，每月处理约 800 份文件。这些文件包括与正在进行的招标、法律和保险记录以及供应商收据相关的文件，例如成本估算、发票、信函和合同。在引入 DocuWare 之前，大多数这些文件都是使用电子文件柜进行管理的。但是，旧系统仅支持通过简单的数字文件夹结构进行归档和搜索，这使得在活动处理期间难以快速检索文档。因此，尽管有数字档案，Linstow Baltic 仍继续在纸上工作。公司管理层认识到这种工作方法的附加值很低，并着手寻找更好的解决方案。主要目标是通过将基于文档的发票工作流程连接到 Epicor iScala 会计系统来改进内部控制和跟踪，并提高效率。

关于客户

Linstow Baltic 是一家房地产公司，专门从事购物中心和综合用途物业的建设和管理。该公司在塔林和里加经营房地产。自 2016 年以来，该公司一直依赖现代文档管理系统，该系统现已成为其关键 IT 解决方案之一。该公司每月处理约 800 份文件，其中包括与正在进行的招标、法律和保险记录以及供应商收据相关的文件，例如成本估算、发票、信函和合同。

解决方案

DocuWare 合作伙伴采取了系统化的实施方法：在确定所有要求后，他们首先创建配置开发作为试点系统的基础，然后在最终批准后投入使用。在此过程中，旧系统的数据也进行了迁移。一个特殊之处是，位于拉脱维亚的 DocuWare 合作伙伴完全远程进行了安装和设置：仅在培训最终用户时才举行现场会议。根据格式，现在传入的文档要么被扫描，要么以电子形式直接传输到 DocuWare，例如当它们作为电子邮件附件收到时。DocuWare 根据文档内容自动索引标准化记录，例如供应商发票。对于传入发票，一旦记录被存储，审批工作流程就开始了。该解决方案确定每种情况的正确工作流程步骤，并将发票发送给负责管理、控制和会计的部门。在最后一步，DocuWare 将相关发票信息传输到 iScala 会计系统，以便可以在那里登记适当的数据记录，而无需会计人员重复工作。

运营影响

The solution ensures that project documents are stored securely and quickly in the digital document pool and can be easily retrieved later.
Project-relevant documents can be exported at the push of a button, along with the DocuWare search function, and handed over to external companies, for example, after the final completion of a construction project.
Internal workflows and approval processes are now much easier to control.

Linstow Baltic Improves Efficiency with DocuWare

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