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DocuWare > 实例探究 > 蒂拉穆克湾社区学院利用 DocuWare 简化运营
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Tillamook Bay Community College Streamlines Operations with DocuWare

技术
  • 功能应用 - 企业资源规划系统 (ERP)
适用行业
  • 教育
适用功能
  • 商业运营
用例
  • 监管合规监控
服务
  • 系统集成
挑战
蒂拉穆克湾社区学院 (TBCC) 是一所小型认证学院,位于俄勒冈州的乡村海岸。学院工作人员接受过精益方法的培训,并被要求遵循该方法,该方法可确定最大程度减少浪费的时间和资源的方法。当学院从美国教育部获得 250 万美元的 Title III 拨款时,其目标是利用其中的一部分来改进业务流程并提高效率。学院进行了独立的精益分析,以确定 DocuWare 等电子文档管理将产生的影响。结果显示,该系统可节省大量时间和组织成本。TBCC 需要一个经济实惠的文档管理系统,以便他们以电子方式共享信息、管理学生注册、让教师快速访问学生文件以提供咨询,并易于适应工资部门等部门。他们还要求该系统应与其 ERP 和学生信息系统 (Jenzabar) 集成。
关于客户
蒂拉穆克湾社区学院 (TBCC) 是一所小型认证学院,位于俄勒冈州的乡村海岸,为多元化的学生群体提供学位课程。学院工作人员接受过精益方法的培训,并被要求遵循该方法,该方法可确定如何最大限度地减少浪费的时间和资源。该学院从美国教育部获得了 250 万美元的 Title III 拨款,目标是利用其中的一部分来改进业务流程并提高效率。该学院进行了独立的精益分析,以确定 DocuWare 等电子文档管理将产生的影响。
解决方案
DocuWare 具有灵活性和可定制性,被选为 TBCC 的解决方案。他们创建了数字工作流程和定制的电子文件柜。在十二周的时间内,四个部门分阶段推出。工作人员接受了如何扫描、索引和归档历史纸质文件以及如何将新记录以电子方式直接导入 DocuWare 的培训。DocuWare 的适应性是关键。例如,TBCC 希望为教师提供标准化的课程和指导方针 - DocuWare 经过定制以满足这些要求。学院免去了实施单独解决方案的工作,从而节省了 40,000 美元。借助 DocuWare,教学部门可以灵活地存档当前和过时的课程,从而保持过去学生和课程记录之间的联系。
运营影响
  • Immediate benefits and increased efficiency was noted by the departments as everything from payroll files to endowment agreements and financial aid documents were securely filed with fast access by authorized staff to review, retrieve, share or trigger workflows.
  • The new college-wide initiative of enhanced advising was made possible because student information could be shared electronically between Student Services, Financial Aid, Registration and Faculty Advisors.
  • DocuWare was implemented in a customized and staggered rollout, which worked extremely well for all departments involved.
数量效益
  • The college was spared the work of implementing a separate solution, leading to a savings of $40,000.

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