Archiving Without Tears

技术

分析与建模 - 实时分析
应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成

适用行业

服装

适用功能

离散制造
销售与市场营销

用例

库存管理
供应链可见性(SCV)

服务

数据科学服务
系统集成

挑战

服装公司 FALKE 自 1997 年以来一直在服务提供商的帮助下以数字方式存储其文档。然而，由于文档一周内都无法获取，客户查询不得不被搁置，因此这一流程效率不高。数据访问并不方便用户，也无法从工作站访问。因此，副本通常存储在部门和工作站本地档案中。FALKE 还在寻找一种可以随时间扩展的系统，允许分阶段连接国外销售公司，允许从各个部门的应用程序直接访问文档，并引入工作流程以优化文档处理时间。该公司每天生成一千张外发发票，仅纸质发票就足以填满整个文件。它们是从 COLD 数据打印出来的。除此之外，每天还有 50 份客户文档、每月 2,000 本分类账、每年 70,000 份账户清单，以及每年 50,000 份收款发票、20,000 份内部文档和 15,000 份用于信用转账或支票的付款文档。每年总计有 50 万份文件，保存期限长达 10 年。

关于客户

FALKE 是一家服装公司，自 1981 年起开始运营。该公司自 1997 年以来一直以数字方式存储其文档。该公司每天生成一千张外发发票，仅纸质发票就足以填满整个文件。它们是从 COLD 数据打印出来的。除此之外，每天还有 50 份客户文档、每月 2,000 本分类账、每年 70,000 份账户清单，以及每年 50,000 张收款发票、20,000 份内部文档和 15,000 份用于信用转账或支票的付款文档。每年总计有 50 万份文档，保留期长达 10 年。财务会计、控制、销售和分销、采购和退货部门共有 50 名员工需要访问存档文档。这个数字包括子公司工厂的员工。外发发票是在 AS/400 系统上创建的，但每个部门都使用自己的特殊应用程序。

解决方案

FALKE 实施了 DocuWare 来存储其内部文档。所有文档都存档在中央 DocuWare 文档池中，授权员工可直接从工作站立即访问这些文档。下一步将涉及通过互联网向子公司员工或现场销售员工提供访问权限。主工厂发出的发票在从 AS/400 系统打印后立即自动存档。索引信息直接从数据流中读取。它们可以存档为 COLD 文件，节省大量空间。子公司发出的发票使用特殊的打印驱动程序转换为 TIFF，然后自动存档。收到的发票和其他纸质文件带有条形码，其中包含编码格式的文件或客户编号。扫描后，条形码可用于传输来自其他程序的索引数据；例如，将索引数据和会计软件中的所有其他主要数据发布到收到的发票中。Kofax 经 DocuWare 认证的 Virtual ReScan 软件确保文件的完美可读性。

运营影响

All documents belonging to a process can be called up simultaneously at the touch of a button; for example complaints documents for a customer and the associated credit notes.
The search process is significantly faster, in particular with regard to waiting times for documents which in the past were often still with the scanning company when customer queries arose.
FALKE employees can now provide an immediate response to customer enquiries, answering queries directly over the phone, rather than having to tell the customer that they’ll get back to them.

数量效益

The cost of the DocuWare implementation was amortized in just one year.
FALKE had to make a one-off investment of 35,000 euros in hardware and software.
In the past, the costs incurred by the previous procedure involving the service provider came to approximately the same amount.