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Automating Cash Applications: A Case Study on Frontline Education

技术
  • 应用基础设施与中间件 - 事件驱动型应用
适用行业
  • 教育
  • 金融与保险
适用功能
  • 维护
  • 产品研发
用例
  • 人员跟踪与监控
  • 时间敏感网络
服务
  • 培训
挑战
Frontline Education 是一家面向 K-12 教育机构的 SaaS 提供商,在管理现金申请方面面临着重大挑战。该过程是通过将从银行发送的收款人信息上传到 Excel 电子表格中,并将其与另一个电子表格中的 NetSuite 帐户进行匹配来手动执行的。这个过程不仅耗时,需要会计人员花费数天的时间,而且还容易出错。公司的商业模式使情况变得更加复杂。作为一家为教育机构提供服务的 SaaS 公司,发票每年都会更新,以配合学年的开始。 Frontline 的财务团队拥有超过 12,000 名客户,需要在短时间内处理大量交易。通过 Excel 电子表格手动现金申请已经跟不上步伐,扩大团队也不是一个可行的解决方案。
关于客户
Frontline Education 是一家为 K-12 教育机构开发软件的 SaaS 提供商。他们的学校管理软件涵盖招聘、雇用、时间跟踪、缺勤管理、专业发展、特殊教育和干预等一切内容,使学校系统能够更深入地了解学生和教职员工。公司总部位于美国宾夕法尼亚州马尔文。 Amanda Rompola 是高级会计经理,管理着一支由职员会计师和高级会计师组成的中等规模团队,负责处理 Frontline Education 的 AP/AR。公司的大部分 IT 资源都分配给产品开发,并有一支非常精干的团队专门负责内部系统管理。
解决方案
为了应对这一挑战,Frontline Education 向 Celigo 寻求帮助,Frontline 的高级会计经理 Amanda Rompola 曾在这家公司工作过。 NetSuite 中实施了 Celigo 的现金申请管理器,以实现 Frontline 现金申请流程的自动化。该解决方案从 Frontline 银行检索支付信息,并立即将其与 NetSuite 中的客户进行匹配。这种自动化显着减少了处理发票所需的时间和精力。在采用现金申请管理器之前,Frontline 过去常常用一整天的时间来执行现金申请。现在,从现金申请到银行对账,每天只需要两个小时。此外,电子表格的消除以及更有效地审查输出的能力大大减少了错误。
运营影响
  • The implementation of Celigo’s Cash Application Manager has not only improved efficiency and accuracy in Frontline Education's cash application process, but it has also increased overall job satisfaction within the finance department. With the automation of the majority of the cash applications, the staff accountants have been able to engage with more interesting projects, rather than spending their time with manual data entry. Furthermore, despite being non-technical, Amanda’s team is able to maintain their own integrations, thanks to the quick turnaround and guided support from Celigo’s customer success team. This has made troubleshooting and maintenance simple endeavors, further enhancing the operational efficiency of the team.
数量效益
  • Reduced the time required for cash applications and bank reconciliations from a full day to just two hours per day.
  • Automated two-thirds of the cash applications, reducing the need for manual checks.
  • Significantly reduced errors by eliminating the use of spreadsheets for cash applications.

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