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DocuWare > 实例探究 > ILB Group 利用 DocuWare Cloud 简化发票处理
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ILB Group Streamlines Invoice Processing with DocuWare Cloud

技术
  • 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
  • 基础设施即服务 (IaaS) - 云计算
适用行业
  • 运输
适用功能
  • 采购
用例
  • 库存管理
  • 供应链可见性(SCV)
服务
  • 云规划/设计/实施服务
  • 系统集成
挑战
比利时物流公司 ILB Group 每月要管理 1,000 多张供应商发票,这令该公司苦不堪言。该公司收到的文件格式各异,包括纸质文件、通过供应商门户下载的 PDF 文件以及电子邮件。所有无法实际获取的文件都会打印出来,与内部订单数据进行核对,最后才能获得批准。这一流程经常导致打印过程出现重叠,导致人们混淆哪些发票已经存在于纸质文件中。这导致了大量重复和重复处理。一些发票被忽略或丢失,导致供应商不愉快地询问或催款。该公司的总经理决定是时候开始寻找数字文档处理解决方案了。独立于 ERP 的解决方案至关重要,因为他们各自的国家公司使用不同的 IT 系统。
关于客户
ILB 集团是一家总部位于比利时的物流专家。该公司管理陆路、水路和集装箱运输。通过各种合作伙伴关系,该公司拥有超过 100,000 辆车辆的庞大网络。这家物流专家的客户包括化工、制药和塑料行业的知名企业,该公司在比利时、荷兰、德国和西班牙共拥有 30 名员工和 40 名司机。文档管理系统 (DMS) 负责所有收到的发票的归档和处理。该公司每月收到 1,000 多张供应商发票。
解决方案
ILB Group 实施了数字文档处理解决方案 DocuWare Cloud。如今,主要以电子方式接收的收据首先收集到中央邮箱中。基于 Kofax 的算法对文档进行分类并捕获关键索引信息。同时,系统还会添加其他数据,例如将成本分配到内部预算或过账账户。然后,这些文档被传输到 DocuWare,在那里它们被完整索引地存储在数字档案中。如果存在采购订单参考,则会自动进行发票审批。DocuWare 将发票与未结采购订单项目和 Navision 的预算数据进行比较。如果匹配,则发布发票。同时,DMS 将所有过账信息传输到 ERP 系统,以便会计部门的员工只需单击鼠标即可显示、过账和支付文档。
运营影响
  • Since the introduction of the DMS, invoices are no longer lost. Once documents are in the system, they can be found again at any time and in the simplest way.
  • The simple and complete integration into existing IT systems also simplifies user training.
  • Even employees who only occasionally need access to invoices can see them at the click of a mouse without having to call on their colleagues in the accounting department.
数量效益
  • The accounting department has been able to keep its original staff without hiring new employees, even while the company has witnessed growth and an increase in the number of documents.

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