SCHERDEL Group: Filing Set for the Future

技术

应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成

适用行业

汽车

适用功能

离散制造
物流运输
质量保证

用例

库存管理
预测性维护
资产跟踪

服务

数据科学服务
系统集成

挑战

SCHERDELGroup 是汽车行业的领先供应商，由于业务的迅猛发展，该公司面临着众多组织挑战。该公司一直使用机械循环归档系统来存储和管理其德国总部的业务文件。然而，当纸质文件在 90 年代末达到容量上限时，管理团队开始认真考虑文档管理。越来越多的纸张和日益全球化的业务性质要求必须有一种解决方案，可以将纸质信息转换为可供全球员工使用的集中存储信息。他们想要一种文档管理解决方案 (DMS)，这是一种安全的投资，可以跟上公司动态发展的步伐。模块化和灵活性也是首要任务——与他们现有的多样化应用环境（包括定制的 ERP、CRM 和会计软件）集成尤为重要。

关于客户

SCHERDELGroup 是一家家族企业，也是汽车行业的领先供应商之一。该公司在全球拥有 29 个分支机构和 39 个生产工厂。这种惊人的增长也给公司管理层带来了许多组织挑战。多年来，他们使用机械循环归档系统来存储和管理德国总部的业务文件。当纸质文件在 90 年代末达到容量上限时，管理团队开始认真考虑文档管理。这不仅是因为到处都是难以管理的纸张，而且由于其业务日益全球化，他们需要找到一种方法将纸质信息转换为可供全球员工使用的集中存储信息。

解决方案

IT 团队决定分阶段实施 DMS 平台。通过应用分析和由此得出的优先级列表，确定公司哪些部门将首先使用 DMS：订单处理和会计。为了确保从纸质系统无缝过渡到数字版本，我们聘请了外部扫描服务来数字化、索引和存储大量现有纸质文档。接下来，将电子文档存储在与 DocuWare 合作伙伴共同创建的数据/档案结构中。为了获取新文档，两个部门都配备了几台功能强大的扫描仪和灵活的多功能复印机。根据文档类型，在扫描之前将条形码贴纸贴在纸上。这确保了电子文档的索引自动进行。为了自动化他们的一些流程（例如，对传入应付发票的付款授权），我们定义了结合现有 Groupware 解决方案的工作流程。

运营影响

Business processes are not only faster and more efficient thanks to digital workflows, but they are also more secure and transparent.
Workflows set up once can be easily adapted to different processes.
The amount of data stored in DocuWare has increased tenfold between 2006 and 2012.

数量效益

12.2 million documents with about 26 million pages now (2015) take up 2.0 terabytes in storage.
Investments made for the departments concerned paid for themselves within a year.