Wistar Group's Journey: From Flawed Processes to Saving $87,000 with SweetProcess

适用行业

建筑物
设备与机械

适用功能

设施管理
维护

用例

库存管理

挑战

Wistar Group（一家物业管理公司）及其子公司 Anequim（一家提供后台支持的 B2B 公司）一直在与有缺陷的流程和程序作斗争。这些公司陷入了永久的更新周期，导致时间和精力的浪费。员工没有使用正确版本的程序，并且没有质量工具来确保他们始终使用最新版本。这导致了错误要么被发现较晚，要么发生在中间。该公司还面临技术障碍。最初尝试通过手动控制机制和 Microsoft Word 将流程系统化，但失败了。他们尝试了 ISO-9000 书面文档，但它需要专门的文档控制资源。 Google Drive 改善了这种情况，但它仍然无法确保每个人都在查看正确的信息或了解最近的更新。

关于客户

Wistar Group 是一家在 B2C 和 B2B 领域运营的物业管理公司，致力于高效管理维护和工单。 Anequim 是 Wistar Group 的子公司，是一家为其他物业管理公司提供后台支持的 B2B 公司。两家公司合计拥有 235 名员工。 Wistar Group 的目标是在未来五年内将公司规模扩大两倍，而 Anequim 则希望推出另外三项服务来提供高效的后台支持，使物业管理公司在开始使用 Anequim 时能够赚更多的钱。

解决方案

该公司开始探索各种软件包，包括 Process Street、Lucidchart 和 SweetProcess。他们发现 SweetProcess 更简单、价格实惠，并且配备了所有必要的功能。 Wistar Group 开始将其所有流程和程序转换为 SweetProcess。随着 SweetProcess 继续实施新功能（团队、工作流程、通知等），公司也随之成长。他们收到了积极的回应，并看到了产品的不断改进。在与 SweetProcess 合作几个月后，他们已经完全适应了。该公司鼓励员工依靠书面程序而不是口头指示。他们设计了最好的流程和程序，教导员工应该做什么，并确保主管使用这些程序来确保员工正确地完成工作。

运营影响

The implementation of SweetProcess has embedded processes and procedures into the DNA of the company. Employees now follow written procedures rather than verbal instructions, improving efficiency and reducing mistakes. When an employee makes a mistake, they can point to a procedure, and the leadership team can improve the procedure. The President of the company, Aspen, is no longer involved in the day-to-day operations of Wistar Group and Anequim. His primary responsibility now is to oversee processes and procedures, couple them with errors and inefficiencies, and find ways inside of the operation that work better, documenting them and integrating them into the daily workflow. This has allowed him to focus on steering the company in the direction he wants it to go.

数量效益

$87,000 efficiency savings from having processes and procedures
Reduced the cost of not having proper processes and procedures from $100,000 to $13,000 per year
Freed up the President to work on the business rather than in the business