Automating Processes for Efficiency: A Case Study of MBIE NZ Companies Office

技术

传感器 - 液位传感器

适用行业

建筑物
金融与保险

适用功能

维护
质量保证

用例

人员跟踪与监控
时间敏感网络

服务

测试与认证
培训

挑战

MBIE 新西兰公司办公室拥有 45 名员工，每天处理 400 个电话和 4,000 笔交易，同时维护 22 个不同的登记册。该办公室甚至在 ISO 9001 标准成为强制性标准之前就已采用该标准，强调数据准确性和可靠性的重要性。然而，维护 ISO 9001 标准并手动确保质量是一项重大挑战。记录从开始到结束的过程，包括所有的复杂性，是一项艰巨的任务。尽管拥有一个致力于保持信息最新的团队，但在如此大的组织中跟踪每个流程变化几乎是不可能的。每个流程的手动记录既耗时又昂贵。

关于客户

MBIE 新西兰公司办公室是新西兰政府机构，每天处理大量电话和交易。该办公室维护着 22 个不同的登记册，并协助其他国家做同样的事情。该办公室采用了 ISO 9001 标准，强调数据准确性和可靠性对于企业和个人未来的重要性。该办公室在维护 ISO 9001 标准和手动确保质量方面面临挑战，在如此大的组织中，记录和跟踪每个流程变更的任务几乎是不可能的。

解决方案

公司办公室求助于 Nintex Promapp 来实现自动化，它可以自动记录流程，从而节省时间和金钱。质量保证团队以前由五名忙碌的员工组成，现在减少到两名管理流程的员工。效率的提高还来自团队能够使自己的流程保持最新，从而使流程更加有用，因为它们是根据真实的实地知识构建的。该系统还根据信息的敏感性允许不同级别的访问。例如，处理敏感信息的执行团队的访问受到限制，而不太敏感的流程则与其他组织和公众共享。 Nintex Promapp 还使跟踪文档更改和版本变得更加容易，每个保存的更改都会创建文档的新版本。

运营影响

The implementation of Nintex Promapp has significantly improved the operations of the MBIE NZ Companies Office. The automation of processes has not only saved time and money but also increased efficiency and accuracy. Teams can now keep their processes up to date with real on-the-ground knowledge, making them more useful. The system also allows for different levels of access depending on the sensitivity of the information, enhancing security. Tracking document changes and versions has become easier, improving transparency. The office can now maintain a higher level of accuracy and transparency in their processes, meeting the ISO 9001 standards more easily.

数量效益

Reduced the quality assurance team from five to two members, saving on staffing costs.
Automated documentation of processes, saving time and effort.
Enabled different levels of access, enhancing security and information management.