Automating Vendor Management and Contract Initiation in Oakland Unified School District

技术

基础设施即服务 (IaaS) - 云数据库
平台即服务 (PaaS) - 应用开发平台

适用行业

城市与自治市
教育

适用功能

采购
质量保证

用例

租赁金融自动化
智能合约

服务

系统集成
测试与认证

挑战

加利福尼亚州奥克兰联合学区 (OUSD) 为 46,000 名从幼儿园到 12 年级的学生提供服务，该学区在管理供应商许可和合同启动流程方面面临着挑战。该学区使用的是纸质系统，涉及手动填写合同、收集供应商凭证、处理指纹以进行清关，以及将所有信息发送到学区内的各个办公室进行批准。这一过程不仅耗时，而且容易出现人为错误，导致学校和中央办公部门的服务延迟。该学区需要一个工作流程管理系统，可以自动化这些流程，并允许外部供应商也使用该系统。

关于客户

奥克兰联合学区 (OUSD) 是一个公立教育学区，成立于 19 世纪，位于加利福尼亚州奥克兰。该学区为 86 所学校的 46,000 名从幼儿园到 12 年级的学生提供服务。它启动了一项促进卓越的五年计划，目标是让学生在学术经历中找到乐趣，同时学习未来成功所需的技能。该学区已实施三个核心优先事项——有效的人才计划、负责任的学区和优质的社区学校。作为其问责制和质量优先事项的一部分，它选择将某些使员工陷入文书工作和手动跟进困境的任务自动化。

解决方案

OUSD 转向 Integrify（一种 100% 基于 Web 的工作流程管理解决方案）来自动化其供应商审批和合同启动流程。该软件于 2010 年安装在 OUSD 的现场服务器上，并于 2014 年升级到最新版本 6 平台。Integrify 为负责处理请求、最大限度减少数据输入并简化审批请求的人员提供表单创建、路由定义和跟踪工具。履行。该解决方案消除了通常与劳动密集型流程（例如手动纸张处理和电子邮件请求）相关的问题，并且与纸质流程相比，可以将每笔交易的成本降低 60% 至 90%。 OUSD 通过 Integrify 平台运行两个主要流程 - 供应商管理和合同启动。该系统允许用户在线填写表格以启动合同，并向供应商发送电子邮件以完成网络表格并附上他们的凭据。然后将该包发送给采购部门进行批准。

运营影响

The implementation of Integrify has brought about significant operational improvements for OUSD. The transparency of the process has increased, allowing users to track the status of their requests and follow up as needed. The need to chase down vendors for necessary information has been eliminated, as the system directly sends requests back to the vendor if more information is required. This has saved a tremendous amount of time for clerical workers at individual schools who no longer need to track down paperwork through email and phone follow-up. The system also ensures on-time vendor payment by collecting all necessary paperwork directly from the vendors and automatically issuing purchase orders upon approval of the contract. The auditable nature of Integrify has benefited many departments, from accounting to risk mitigation, as each step of the approval process is documented.

数量效益

Reduced costs per transaction by 60 to 90 percent as compared to paper-based processes.
Automated vendor clearance and contract initiation processes for 100 to 200 potential users each year.
Eliminated the need for manual paper handling and email requests, saving time and reducing errors.