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Douglas County

技术
  • 分析与建模 - 实时分析
  • 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
  • 应用基础设施与中间件 - 数据库管理和存储
适用行业
  • 城市与自治市
适用功能
  • 物流运输
  • 维护
  • 采购
用例
  • 库存管理
  • 远程资产管理
  • 资产跟踪
服务
  • 软件设计与工程服务
  • 系统集成
挑战
俄勒冈州道格拉斯县人口为 10 万,在管理多个部门的大量记录方面面临挑战。治安官部门多年来将旧病例报告存储在纸质和缩微胶片上,由于无法搜索,因此大量信息库基本上毫无用处。卫生部门将原始文件存储在多个位置,导致效率低下,并且难以遵守 HIPAA 隐私要求。评估部门正在处理大量表格,导致文件检索时间很长。该县需要一个可以处理大量文档、在多站点环境中运行、自动索引并具有高级搜索功能的系统。
关于客户
道格拉斯县位于美国俄勒冈州西南角,是一个拥有 10 万人口的农村县。该县的 IT 部门最初正在寻找一个文档管理系统,以便更好地存储警长部门 30 年的案件记录。然而,在搜索过程中,该县意识到文档管理解决方案可以用作研究工具;因此,该县扩大了关注范围,选择首先在警长部门实施 DocuWare,然后将系统扩展到其他部门。该县需要管理许多不同类型的文件,包括刑事案件报告、医疗记录以及大量当前和历史评估和所有权记录。
解决方案
道格拉斯县在警长部门实施了文档管理系统 DocuWare,后来又将该解决方案扩展到卫生、评估和少年司法部门。警长部门开始扫描积压的纸质和缩微胶片病例报告,并通过从缩微胶片中获取索引卡信息自动编制索引。评估部门使用条形码和 OCR 快速扫描并自动编制不同类型的文档索引。卫生部门扫描并编制了 1980 年代以来的患者记录,远程诊所可以通过网络访问存储在 DocuWare 中的所有医疗记录。该县投资购买了 DocuWare 系统许可证和 DocuWare RECOGNTION、AUTOINDEX、INTERNETSERVER 和 LINK 模块,以及五台大型佳能扫描仪。
运营影响
  • The implementation of DocuWare has significantly improved the time its employees have available to spend assisting residents, by dramatically reducing document storage and retrieval time.
  • The solution’s full-text OCR search features allow employees to not only find the right document quickly, but find the needed information within the document much more efficiently, reducing job stress and increasing job satisfaction.
  • The research possibilities in the Sheriff’s department have multiplied exponentially with the use of multiple index fields and DocuWare’s full-text search feature.
数量效益
  • Document retrieval time reduced from 20 minutes per request to 15 seconds.
  • Approximately 150 employees are now using DocuWare county-wide.
  • The County is now able to expand and process more records without adding personnel.

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