Enabling an Excellent Housing Service

技术

应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
功能应用 - 企业资源规划系统 (ERP)

适用行业

建筑物

适用功能

设施管理
物流运输

用例

库存管理
实时定位系统 (RTLS)

服务

数据科学服务
系统集成

挑战

Mosscare Housing Ltd. 是一家慈善非营利性住房协会，致力于为大曼彻斯特地区的社区和个人提供高质量、高价值的住房服务。其中包括曼彻斯特市、泰姆赛德和特拉福德。Mosscare 成立于 1967 年；如今，该协会管理着大约 3500 栋建筑和公寓。管理这些物业的所有行政维护工作均由 Mosscare 的 100 名员工负责。许多建筑以前是该市的财产。在引入文档管理系统 (DMS) 之前，他们的纸质档案中收集了大约 150,000 页纸质文件。每位 Mosscare 员工都必须能够全面地为潜在租户提供建议。为了实现这一点，公司的所有文档必须能够同时由多名员工轻松检索和查看 - 而无需花费宝贵的时间在同事的办公桌上复印或搜索文档。他们现有的软件 Link2（一种住房物业管理系统）应保留，并且文档应可在此系统内轻松访问。员工们使用大约 70 台运行 Windows 2000 的计算机。他们计划将有关房地产以及现有和有意向的租户的各种信息存储在 DMS 系统中。这意味着需要处理来自各种来源的多种不同类型的文档。不同部门的多名员工也需要访问这些信息。

关于客户

Mosscare Housing Ltd. 是一家慈善性、非盈利性住房协会，致力于为大曼彻斯特地区的社区和个人提供高质量、高价值的住房服务。其中包括曼彻斯特市、泰姆赛德和特拉福德。Mosscare 成立于 1967 年；如今，该协会管理着约 3500 栋建筑和公寓。管理这些房产的所有行政维护均由 Mosscare 的 100 名员工负责。许多建筑以前都是市政府的财产。该组织的目标是提供出租住房，特别适合住房不足或无家可归的人，以及管理共享所有权住房。每个潜在的开发计划都经过评估，以确保遵循最新的设计和合同指导。

解决方案

在 DocuWare 的帮助下，所有相关文件都存储在电子文件柜中。Mosscare 的所有员工都使用 DocuWare 工作，可以直接、同时访问他们需要的所有文件。现有的纸质档案由外部扫描服务提供商数字化。所有文件都是最新的，并不断更新，供所有人查看。为了让授权人员能够以最快的速度访问档案中的文件，收到的纸质文件会在邮件室进行扫描，而传真和电子邮件则会以数字方式捕获。现在，文件只能以电子方式在办公室中移动。为了生成此工作流程，他们使用了特定的索引。所有关于租户的详细信息、有关其 3500 栋建筑的信息（例如建筑师的计划或其他必要的维修和维护措施）、员工与租户之间的通信（例如信件、传真、查询和合同）——所有这些如今都以相同的方式处理。Mosscare 必须及时了解关于租户详细信息处理方式的数据信息保留规定。申请人被列入候补名单，组织会将申请人与他们首选地区的房产进行匹配。如果申请人达到所需的分数，他们就会获得一处房产；然后申请人成为租户并签署租赁协议。如前所述，Mosscare 与社区合作提供更多经济适用房，帮助改善这些社区。

运营影响

Retrieving documents is now very efficient. The staff can find and submit requested documents without ever leaving their desks, never having to waste time searching for missing documents since nothing ever leaves the records room or needs refiling.
DocuWare is helping to avoid many of the operational problems previously experienced and common to associations of this size, such as those caused by the lack of communication between co-workers, duplicate filing by different teams, and a general shortage of physical space.
With DocuWare, a user can track and follow the history of a tenant and property, from the planning stage to handing over the keys. Staff members can reallocate their time to consulting tenants in detail instead of looking through files. For customer service, this means that information can be quickly and comprehensively tapped into, whether it is to aid an interview or answer an inquiry. Tenant requests can immediately be processed. Providing tenants and potential tenants with this kind of knowledgeable support is rewarded with customer trust (faster service, well-informed advice) as well as a rise in employee satisfaction, since they are able to cover a wide spectrum of tasks without spending their time searching for information.

数量效益

Time saved from not searching for information and space savings are also helping to improve things in the world of property management.
Building and maintenance measures can be more easily monitored and controlled since the available information is always the most current and, whenever needed, anyone can access documents from into the past.
Tenant inquiries can be immediately answered. Since copying and paper materials are eliminated and the space needed to house electronic data is far less, DocuWare does not only save time, but real, hard costs.