Federal Agency Streamlines Space Management Using Nuvolo Connected Workplace

技术

功能应用 - 企业资源规划系统 (ERP)
传感器 - 全球定位系统

适用行业

建筑物

适用功能

设施管理
维护

用例

库存管理
资产跟踪

服务

系统集成

挑战

一家负责改善国家健康和资助尖端研究的领先联邦机构在管理其庞大的工作空间方面面临着重大挑战。该机构拥有 6,000 多名员工和 3,500 多个工作地点，缺乏集中的空间和预订系统。每个地点都依靠电子表格来跟踪员工出勤、到达时间和办公桌分配。由于缺乏统一的空间和预订视图，导致难以有效利用设施和降低成本。 Covid-19 的爆发进一步放大了企业设施规划的需求。该机构需要有关设施工作环境和办公室的准确及时的信息，以实施社交距离要求。此外，该机构希望找出未充分利用的空间，以避免不必要的成本。为了应对这些挑战，该机构分析了 20 多个行业解决方案，以找到一个全面的空间和预订系统，该系统可以提供企业范围的视图，为设施空间经理提供灵活性，随着工作量的增加而扩展，并且具有成本效益。

关于客户

该客户是一家重要的联邦机构，在改善国家人口健康和资助尖端研究方面发挥着领导作用。中央办公室协调广泛的基于任务的项目组合，并为研究项目提供领导政策，以实现其预期目标。该机构的管理部门拥有 6,000 多名员工和 3,500 多个工作地点。尽管业务规模庞大，但该机构缺乏集中的空间和预订系统，导致效率低下和成本增加。该机构需要一种解决方案，能够提供整个企业范围内的空间和预订视图，为设施空间管理者提供灵活性，并且具有成本效益。

解决方案

该机构选择 Nuvolo Connected Workplace 作为其综合空间和预订系统。选择 Nuvolo 是因为它与该机构内已使用的 ServiceNow 平台兼容。该解决方案提供了广泛的特性和功能，为设施空间管理者提供了每个设施的完整视图，直至办公室的标准设施。 Nuvolo 能够读取 CAD 文件并在系统中创建平面图的能力是满足的另一个关键要求。中央办公室现在拥有所有设施的企业视图，而本地空间经理则拥有详细的工作组视图。该系统改善了空间经理、设施团队和负责地点的管理人员之间的沟通。该机构还计划实施一个完整的集成工作场所管理系统（IWMS），包括工单、调度、预防性维护和设施管理。 Nuvolo 的团队因其对机构运营和空间需求的早期了解而获得认可，并且他们继续提供本地和 24/7 支持。

运营影响

The implementation of Nuvolo Connected Workplace has led to significant operational improvements within the agency. The system has enhanced communication among space managers, the facilities team, and the executive responsible for the locations. The agency is now able to identify opportunities to drive more efficiencies and is proactive in measuring success from space and reservations data. The data insights have led to an organizational change program, and the team is reviewing the internal business processes in managing space and reservations to identify areas for efficiencies and effective communications. The agency now has a visual view of space utilization, which gives them a new capability to control facilities expenses. The visibility of all assets, types of assets, and other statistics has sparked interest in expanding Nuvolo to assist other organizations within the agency.

数量效益

The solution provides a comprehensive view of over 3,500 work locations.
The system offers flexibility to over 50 facility space managers.
The solution is built on the ServiceNow platform, already in use within the agency, reducing the need for additional infrastructure investments.