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DocuWare > 实例探究 > Megatiendas 利用 DocuWare 简化会计和管理
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Megatiendas Streamlines Accounting and Administration with DocuWare

技术
  • 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
  • 基础设施即服务 (IaaS) - 混合云
适用行业
  • 零售
服务
  • 云规划/设计/实施服务
  • 系统集成
挑战
哥伦比亚连锁超市 Megatiendas 最初使用 DocuWare 进行文档归档。然而,该公司面临着大量收据的挑战。发票没有按时发送或在途中丢失,导致付款延迟、现金折扣损失和供应商问题。该流程缺乏透明度。哥伦比亚的一项新法律强制使用电子发票,促使该公司评估各种文档管理系统。
关于客户
Megatiendas 是一家总部位于哥伦比亚的连锁超市。该公司的历史可以追溯到 30 多年前,当时创始人开始向小型商店送货。随着第一家分店的成立,该公司开发了一个单独的销售分销系统,为酒店、餐馆和商店等商业客户以及私人消费者提供服务。如今,这家连锁超市已经发展壮大,以满足消费者对批量购买和低价购买日益增长的需求。他们目前在哥伦比亚的三个行政区经营着 27 家门店,拥有 1,500 多名员工,2022 年的销售额约为 1.6 亿美元。
解决方案
Megatiendas 决定将 DocuWare 扩展为混合本地和云解决方案。如今,该公司以电子方式接收所有发票,并符合税务法规。DocuWare 识别通过电子邮件收到的文档的索引信息,并将它们一起存储在档案中。然后开始审批流程。借助数字任务列表和印章,会计部门将文档转发给负责部门,在那里进行处理并最终付款。Megatiendas 还自行建立了 30 个其他工作流程。例如,DocuWare 支持其人力资源和行政领域的各种流程,例如差旅费用报告和合同管理,其中还包括使用电子签名。
运营影响
  • A big advantage of this expanded use of DocuWare has been that employees in accounting and administration had the flexibility to work remotely, even during the pandemic.
  • All of their workflows have become much more transparent. Digital stamps make the whole process trackable.
  • The most important benefit is the big increase in overall productivity. Everyone is now completing more tasks within their normal working hours.
数量效益
  • Since introducing digital workflows, all throughput times have been significantly shortened.
  • Depending on the process, this results in instant benefits, such as cash discounts for timely payments.
  • Megatiendas has been able to keep personnel costs low despite strong growth.

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