Streamlining Hiring and Onboarding Processes at Michigan State University with IoT

技术

功能应用 - 计算机化维护管理系统 (CMMS)

适用行业

建筑物
教育

适用功能

设施管理
维护

用例

施工管理
智慧校园

服务

测试与认证
培训

挑战

密歇根州立大学的基础设施和规划设施 (IPF) 部门在招聘和入职流程方面面临着重大挑战。该过程受到文件丢失、工作要求不明确以及耗时的日程安排等问题的困扰。这些问题常常导致候选人流失并降低现有员工的士气。 IPF 部门负责主园区 5,200 英亩和 550 栋建筑的建设和维护，并管理 IPF 的 1300 名员工，需要高效的招聘流程来保持运营以最高效率运行。目标是减少发布职位空缺、安排面试、澄清工作要求、更有效地维护文书工作以及增强入职流程所需的时间。然而，由于 50 年来独立出现的竞争流程、对各个工会的合同义务以及运营差异，实现这一目标变得复杂。

关于客户

本案例研究中的客户是密歇根州立大学的基础设施和规划设施 (IPF) 部门。 IPF 部门负责主校区 5,200 英亩和 550 栋建筑的建设和维护。它还管理 IPF 的 1300 名员工。该部门在招聘和入职流程方面面临挑战，效率低下，导致候选人流失并降低员工士气。该部门需要简化这一流程，以确保他们能够雇用最合格的候选人并保持运营以最高效率运行。

解决方案

IPF 部门转向 Nintex Promapp®，这是他们多年来用来绘制和管理业务流程的工具，以简化他们的招聘和入职流程。他们决定使用招聘和入职流程作为概念验证候选者，测试该解决方案管理端到端流程的能力。流程改进团队首先使用 Nintex Promapp® 从其五阶段 RAPID 流程改进方法（高等教育中流行的框架）中获取输入。然后，他们与来自组织各个领域的主要利益相关者举办了一场全天的 Process Palooza 活动，收集了 150 多条流程反馈。该反馈用于创建新版本的招聘和入职流程，使用 Nintex Promapp® 功能，包括链接流程、条件、并行流程和系统标记。更新的端到端流程获得批准后，我们为广大员工举办了培训课程，他们现在继续使用 Nintex Promapp® 作为可靠且最新的招聘和入职信息的单一集中来源。

运营影响

The implementation of Nintex Promapp® for end-to-end process capture and management resulted in significant operational improvements for the IPF unit. The tool was found to be extremely easy to use, which facilitated its adoption across the organization. The time to map the hiring and onboarding processes was cut by 50% compared to the Vizio and Word tools previously used. This not only resulted in up-front development savings but also led to a more efficient and transparent hiring and onboarding process. The tool also facilitated collaboration among stakeholders throughout the organization, leading to increased employee morale. The IPF unit now has a single, centralized source for reliable and up-to-date hiring and onboarding information, which has greatly improved the efficiency of their operations.

数量效益