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DocuWare > 实例探究 > Mercury Air Group 的 MercFuel 利用 DocuWare 简化会计流程
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Mercury Air Group’s MercFuel Streamlines Accounting Processes with DocuWare

技术
  • 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
  • 功能应用 - 企业资源规划系统 (ERP)
适用行业
  • 航天
用例
  • 库存管理
  • 供应链可见性(SCV)
服务
  • 系统集成
挑战
Mercury Air Group 的 MercFuel 是位于洛杉矶的一家分部,提供喷气燃料、航空货运服务、运输和支持服务,其会计流程面临挑战。该公司每年为飞机和机场加油站购买和转售超过 4 亿加仑的喷气燃料。凭借超过 1,000 家第三方燃料供应商的网络,该组织每月处理超过 12,000 张发票。转向数字系统的决定源于对更精简的核心业务流程的需求。会计交易可能变得非常复杂 - 例如,一张燃油票可以在多个供应商之间生成多张应付和应收发票。MercFuel 可能必须等待从其所有供应商处获得发票,然后才能向自己的客户开具发票。
关于客户
Mercury Air Group 的 MercFuel 是一家位于洛杉矶的分公司,为国际和美国商业航空公司、通用航空和美国政府提供航空燃油、航空货运服务、运输和支持服务。该公司每年为飞机和机场加油站购买和转售超过 4 亿加仑的航空燃油。该公司拥有超过 1,000 家第三方燃油供应商网络,每月处理超过 12,000 张发票。该公司在加利福尼亚州、内华达州和德克萨斯州设有多个办事处。
解决方案
MercFuel 将 DocuWare 与其两个会计系统集成,创建了一个用于会计信息和文档的关键任务解决方案。DocuWare 为他们的流程带来的价值在于,它不仅存储在结算周期各个阶段收到的所有类型的文档,而且还与 MercFuel 现有的会计软件 MAS 500 以及其内部燃料销售处理软件 Solar 无缝集成。加油交易详细信息(例如位置、加仑数和日期)通过 Solar 从机场加油站直接以电子方式传输到公司的会计程序中。为了帮助会计团队快速回答有关这些发票的问题,数据还以电子方式打印为 PDF 文件并自动存储在 DocuWare 中。收到其他应付发票时会进行扫描,索引术语会被 ABBYY 软件自动“读取”。DocuWare 和 MAS 500 也紧密集成,因此 MAS 500 中的更新会自动反映在 DocuWare 索引字段中,使系统保持同步。
运营影响
  • With DocuWare in place and supporting documentation available within seconds, MercFuel is now able to bill their customers six days faster, increasing cash flow.
  • Whether an invoice is a receivable or payable or if it originated in the California, Nevada or Texas office, any staff member can look up the status in seconds.
  • Accounts payable invoices are approved using DocuWare’s electronic stamp feature, ensuring nothing is lost or delayed.
数量效益
  • Reduced billing time by six days
  • Improved cash flows

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